Townbase-alustaa käyttää moni suomalainen ja kansainvälinen toimija. Alusta on monien paikallisten tapahtumakalentereiden taustajärjestelmä. Alustaan on integroitu eri lipputoimistot ja kansalliset tapahtumatietokannat. Jokaisessa tapahtumakalenterissa julkaistaan myös paljon yritysten ja organisaatioiden omia tapahtumia. Kaikki nämä tapahtumat; lipputoimistojen, kansallisten tapahtumatietokantojen ja yritysten ja organisaatioiden omat tapahtumatiedot jaetaan yhteistyössä eri toimijoiden kesken. Näin palvelut tukevat tapahtumajärjestäjiä ja edesauttavat tapahtumien helppoa löytämistä ja menestystä.

Tapahtumatiedot tarjotaan myös paikallisille mediatoimijoille kuten digitaalisille sanomalehdille ja paperilehtiin / sanomalehtijulkaisuihin (printtimedia) sekä muihin digitaalisiin palveluihin. Sisällön tarjoaminen mediayhtiöille ei tarkoita automaattisesti sisällön julkaisemista. Sisällön julkaisusta päättää aina jokainen media itsenäisesti.

Voit aina olla yhteydessä omaan palvelutarjoajaasi lisäkysymysten osalta. Nämä ohjeet ovat ns. yleiset ohjeet, joilla tuemme alustamme eri palveluiden käyttäjiä. Jokainen yksittäinen palvelu voi kuitenkin poiketa näistä yleisistä ohjeista.

Tapahtumalomakkeet on suunniteltu palvelemaan ensisijaisesti tapahtumakalentereita ja tapahtumakalenterisovelluksia. Ne palvelevat toissijaisesti myös tapahtumasisällön jakotarpeita mediayhteistyökumppaneillemme, esim. Keskisuomalainen Oyj:n ja HillaGroupin mediat. Sisältöjen sujuvan jaon tavoite on maksimoida jokaisen tapahtuman näkyvyys; tapahtumakalentereissa, tapahtumasovelluksissa ja mediayhteistyökumppaneidemme medioissa. Hyvä yhteistyö ja lisänäkyvyys edesauttaa tapahtumien menestymistä.

Seuraavat ohjeet varmistavat, että tapahtumatietietosi ovat kirjoitettu oikein ja ne voidaan jakaa paperisten sanomalehtien kanssa täyttäen sisällön minimivaatimukset. Ohjeiden noudattamista suositellaan tapahtumakalenterisovelluksien käyttäjille.

• Lyhyt ja ytimekäs otsikko. Älä lisää otsikkoon aikaa, paikkaa, päivää, hymiöitä, erikoismerkkejä, hintaa tai esim. lipun tyyppiä. Nämä tiedot kysytään lomakkeessa myöhemmin.

• Lyhyt kuvaus. Tämä on kuvauskenttä, joka siirtyy tapahtumakuvaukseksi mediakumppaneiden julkaisuihin. Vain ensimmäiset 200 merkkiä otetaan mukaan kuvaukseen. Älä lisää lyhyeen kuvaukseen aikaa, paikkaa, päivää, hymiöitä, erikoismerkkejä, hintaa tai esim. lipun tyyppiä. Nämä tiedot kysytään lomakkeessa myöhemmin ja ne näytetään omina tietokenttinään yhteistyömedioissa.

• Teema / Aihealue. Voit valita useamman aihealuetägin kuvaamaan tapahtumaasi, mutta kuitenkin ainakin yksi tulee valita printtimediaa varten. Valitse siis mielestäsi sopivin teema printtimediaa varten omasta vetolaatikosta.

• Paikka. Etsi paikka osoitteella ja varmista, että palvelun karttasovellus löytää sen kartalta. Mikäli osoitetta ei löydy kartalta ei tapahtumaa hyväksytä.

• Aika. Tapahtuma-aika voidaaa ilmoittaa kolmella eri tavalla. Joudut valitsemaan näistä yhden.

  • Yksi tai useampi tapahtuma, joilla on selkeä alku ja loppuaika. Esimerkiksi yhden tai kahden päivän tapahtumat ilmoitetaan erikseen omilla riveillään Yli 7 päivän tapahtumia ei lähetetä eteenpäin. Ne tulee luoda pitkäkestoisina tapahtumina.

  • Pitkäkestoinen tapahtuma. Pitkäkestoisesta tapahtumasta esimerkkejä ovat näyttelyt. Yli viikon mittaiset tapahtumat näytetään kalenterissa kyseisen viikon tapahtumien jälkeen. Yhteistyökumppaneiden printtijulkaisuihin ne lähetetään jos pitkäkestoiseen tapahtumaan on lisätty aikataulu eri viikonpäiville. HUOM: Älä tee viikkokalenteria, mikäli tapahtumasi ei kestä yli viikkoa.

  • Kattotapahtuma. Esimerkiksi viikon mittainen festivaali, johon liittyy paljon ns. alatapahtumia. Kattotapahtumaan voidaan siis liittää muita jo luotuja tapahtumia. Tee ensin yksi tai useampi tapahtuma kalenteriin. Luo sen jälkeen vielä yksi uusi tapahtuma. Valitse tapahtuman ilmoittamislomakkeessa 'kattotapahtuma' ja linkitä jo tekemäsi tapahtumat kattotapahtumaasi. Itse kattotapahtumailmoitusta ei viedä printtimediaan, vain sen alatapahtumat siirtyvät.

  • Virtuaalitapahtumassa tulee aina olla fyysinen osoite, mikäli haluat, että se näkyy tapahtumakalenterissa. Tapahtuman syöttölomakkeessa on verkkotapahtumalle tai -lähetykselle oma linkkipaikka, mihin voit liittää URL -osoitteen. Virtuaalitapahtumia ei viedä printtiin.

HUOM: Älä ilmoita suljettuja ryhmätapaamisia, harrastuksia, kursseja tai mainoksia tapahtumakalentereihin.

HUOM: Kaikki tapahtumat on ilmoitettava kuluvan kalenterivuoden sisällä. Jos tapahtuma jatkuu seuraavalle vuodelle kopioi tapahtumasi ja päivitä siihen seuraavan vuoden tiedot.

Jokainen media tekee julkaisupäätökset itsenäisesti. Tapahtuman ilmoittaminen tapahtumakalenterissa ei takaa näkyvyyttä yhteistyökumppaneidemme printti- tai digimedioissa. Emme vastaa yksittäisiin tiedusteluihin, mikäli tapahtumaa ei julkaistu.

Julkaisun käyttämättä jättämisen kriteerit täyttyvät, mikäli ilmoitus on:

• Mainos

• Suljettu ryhmätapaaminen

• Ryhmien viikkotapaaminen

• Näyttelyikkuna tai muut valvomaton tila

• Harrastustoiminta

• Yleinen viikottainen toiminta

• Tapahtumaa ei myöskään julkaista mikäli se ei ole hyvien tapojen mukainen.